Um den Reibungslosen Ablauf der Datenbank zu gewährleisten, ist es notwendig sich an einige Regeln bei der Erfassung von Daten zu halten. Nachfolgend sind die wichtigsten davon aufgeführt.

Zuchtbuchnummern werden grundsätzlich GETRENNT von dem Verbandskürzel erfasst. Ein niederländischer Hund mit der Zbnr. NHSB 20041235 wird also lediglich mit der Nummer 20041235 gespeichert. Das Verbandskürzel wird separat im Feld Verband eingetragen. An allen relevanten Stellen der Datenausgabe setzt das Programm die Zuchbuchnummer zusammen. Durch diese Trennung ist es möglich die Herkunft der Hunde genau festzulegen.

Ein Datum muss zwingend immer zehnstellig im Format tt.mm.jjjj eingetragen werden, wobei tt für die Werte 01-31, mm für 01 bis 12 und jjjj für ein vierstelliges Jahr steht. Eingaben wie 1.10.99 sind nicht zulässig.

Ist kein exaktes Datum bekannt, so wird ein Schätzdatum benutzt, in den Bemerkungen sollte dann eine kurze Notiz dazu angelegt werden.

In den Hundestammdaten besteht die Möglichkeit den Wurftag bzw. den Todestag als Schätzdatum zu markieren, dazu genügt es das entsprechende Kontrollkästchen zu markieren.