Nachfolgende Vorgaben sind unbedingt einzuhalten, da es bei Nichtbeachtung zu ungewollten Verhalten der Datenbank führen kann.

Das Feld Verband muss immer den Verband enthalten, in dem der Hund bei Geburt eingetragen wurde. Analog gilt diese Vorgabe für die Zuchtbuchnummer. Im Feld Zuchtbuchnummer ist nur die Zuchtbuchnummer einzutragen. Verbandskürzel sind unzulässig. Für die Ausgabe im Pedigree, der Ahnentafel und im Zuchtbuch werden Verband und Zuchtbuchnummer zusammengeführt. Ist ein Verbandskürzel in der Zuchtbuchnummer enthalten, so wird durch das Zusammenführen des Verbandes und der Zuchtbuchnummer eine doppelte Ausgabe des Verbandskürzel erzeugt, was nicht erwünscht ist. Ausnahme: Wenn der Verband nicht in der Auswahlliste vorhanden ist und deshalb Sonstige ausgewählt wurde, kann ein Verbandskürzel im Feld Zuchtbuchnummer eingetragen werden.

Im Feld Import-Verband wird nur etwas eingetragen, wenn der Hund in einen Verband übernommen (importiert) wurde. Gleiches gilt analog für die Import-Zuchtbuchnummer.

Damit die Import-Hunde dem Zuchtbuch korrekt zugeordnet werden können, ist es notwendig diese mit einer entsprechenden Bemerkung zu versehen. Dazu muss als Status Übernahme ins Zuchtbuch gewählt werden und im Feld Datum ein Eintrag enthalten sein. Ohne diese Markierung ist es nicht möglich Importhunde als separate Liste im Zuchtbuch zu führen.