Um den Reibungslosen Ablauf der Datenbank zu gewährleisten, ist es notwendig sich an einige Regeln bei der Erfassung von Daten zu halten. Nachfolgend sind die wichtigsten davon aufgeführt.

Zuchtbuchnummern werden grundsätzlich GETRENNT von dem Verbandskürzel erfasst. Ein niederländischer Hund mit der Zbnr. NHSB 20041235 wird also lediglich mit der Nummer 20041235 gespeichert. Das Verbandskürzel wird separat im Feld Verband eingetragen. An allen relevanten Stellen der Datenausgabe setzt das Programm die Zuchbuchnummer zusammen. Durch diese Trennung ist es möglich die Herkunft der Hunde genau festzulegen.