Rechungsdruck

Breedmaster bietet einen komfortablen Rechnungsdruck für das Zuchtbuchwesen. Über das integrierte Templatesystem kann das Erscheinungsbild einer Rechnung komfortabel mit LibreOffice bzw. OpenOffice oder Word bearbeitet und angepasst werden.

Alle Rechnungspositionen werden später dann in diese Templatedatei geladen. Als Ergebnis erhält man eine Office-Datei, diese kann ggf. noch weiter bearbeitet werden, bevor sie gedruckt oder als PDF ausgegeben wird.

Anhand der erstellten Rechnungen wird eine Liste der offenen Posten geführt.

Um eine Rechnung schreiben zu können müssen die Adressdaten in der Adressverwaltung hinterlegt sein. Wenn in einem Verein Rechnungen an viele unterschiedliche Rechnungsempfänger geschrieben werden müssen, die nur einmalig als Kunde in betracht kommen, so kann für diese Fälle eine Dummy-Adresse eingerichtet werden.

Weiterhin müssen für die Rechnungserstellung entsprechend Artikel im System hinterlegt sein. Auch hier kann mit Dummy-Artikeln gearbeitet werden, wenn es Positionen gibt die sich laufend ändern.

Die Artikelverwaltung findet sich unter dem Menüpunkt SONSTIGES → Fakturierung → Artikelverwaltung. Bei den Artikeln handelt es sich um alle Positionen die später in einer Rechnung aufgeführt sein können. Der nachfolgende Bildschirmausdruck verdeutlicht dies:

Bei den Feldern Bezeichnung und Preis handelt es sich um Pflichtfelder. Das Feld Menge gibt eine Standardmenge an, welche später automatisch in die Rechnung eingefügt wird. Sinnvoll ist solch eine Standardmengen nur bei Positionen die in immer gleicher Anzahl berechnet werden, so wie Versandkosten oder eine Wurfbearbeitungsgebühr. Bei Positionen die unterschiedliche Mengenangaben beinhalten können, sollte der Wert immer auf 0 gesetzt werden.

Eine Rechnung wird über den Menüpunkt SONSTIGES → Fakturierung → Rechnungen Stammdaten erstellt. Durch klick auf die Schaltfläche [HINZUFÜGEN RECHUNGSVERWALTUNG/RECHNUNGSDETAILS] öffnet sich die Eingabemaske für eine Rechnung. Zunächst müssen die Stammdaten der Rechnung erfasst werden, hierzu zählen der Empfänger der Rechnung, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und welche Rechnungsvorlage Verwendung finden soll.

Im Feld Rechnungsempfänger kann aus dem Adressdatenbestand der Zahlungsempfänger ausgewählt werden. Sobald 1-2 Zeichen geschrieben werden, erhält man eine Vorschlagsliste mit Namen.

Als Rechnungsdatum wird immer das aktuelle Datum verwendet, kann aber bei Bedarf angepasst werden. Die Rechnungsnummer muss manuell eingetragen werden, arbeitet aber mit einer Vorschlagsliste, d. h. die zuletzt verwendeten Rechnungsnummern werden angezeigt.

Falls notwendig kann eine Kostenstelle (z. B. Zuchtbereich, Mitgliederbereich, Öffentlichkeitsarbeit etc.) gewählt werden. Dadurch ist es möglich die Offene Posten Liste getrennt nach einzelnen Bereichen zu verwalten.

Das Textfeld ermöglicht das Hinzufügen von einen Hinweistext zur Rechnung. Dieser wird unter die einzelnen Rechnungspositionen gesetzt, aber noch vor den Hinweis auf die Zahlungsmodalitäten.

Im Bereich Rechnungsdetails werden die einzelnen Positionen der Rechnung eingetragen. Zunächst wird ein Artikel ausgewählt. Die Felder Menge, Preis und Mwst füllen sich automatisch anhand der Vorgaben aus der Artikelverwaltung. Das Feld Menge kann nach Bedarf angepasst werden. Zu jedem Artikel können individuelle Details hinzugefügt werden.

Nachfolgend eine Musterrechnung die bereits gedruckt wurde. Zu erkennen an dem ausgegrauten Druckersymbol. Die einzelnen Posten der Rechnung (Rechnungsdetails) werden durch klick auf das Plus-Zeichen angezeigt.

Der Vorgang der Rechnungserstellung kann über eine Automatik vereinfacht werden, sofern es sich um die Berechnung von Ahnentafeln handelt. Über das Modul Wurfmeldung wird der zu berechnende Wurf markiert und durch eine Aktion in die Rechnungsverwaltung übernommen. Eine Anleitung erklärt die Vorgehensweise ausführlich.